Externaliser la gestion d’une filiale à l’international
La Gestion de filiale à l’international est une étape essentielle et structurante pour les entreprises cherchant à accélérer leur croissance dans un marché globalisé. Notre objectif est de vous permettre de vous concentrer sur vos activités principales, tout en bénéficiant d’une structure d’appui professionnelle et conforme aux réglementations locales. Que ce soit pour la création, le pilotage administratif ou l’externalisation RH, Salveo mobilise ses équipes expertes et son réseau pour vous offrir un service de guichet unique.
Les enjeux cruciaux de la Gestion de filiale à l'international et de la conformité légale
S’étendre à l’international, que ce soit pour conquérir de nouveaux marchés ou recruter des talents, implique de lourdes démarches administratives et fiscales, ainsi que des investissements conséquents. La Gestion de filiale à l’international nécessite une connaissance approfondie des lois et réglementations locales pour assurer la conformité sociale et légale.
Création de filiale : avantages et complexité juridique
Une filiale à l’étranger est une entité commerciale détenue partiellement ou en totalité par une société mère, mais elle est juridiquement et fiscalement distincte et indépendante. La création d’une filiale offre plusieurs avantages stratégiques :
- Accès aux marchés : Elle permet d’introduire des produits ou services sur un nouveau marché et de recruter des employés à temps plein (une alternative commune est le portage salarial ou EOR).
- Crédibilité locale : Avoir une filiale renforce la crédibilité auprès des autorités et des partenaires commerciaux locaux.
- Responsabilité limitée : La filiale assume les responsabilités légales et financières en cas de problème dans le pays d’implantation, limitant ainsi l’exposition de la société mère.
- Investissements étrangers : L’implantation locale peut permettre de bénéficier d’incitations gouvernementales et d’exonérations fiscales.
Cependant, la création d’une filiale est un processus long et coûteux, impliquant des frais juridiques, des conseillers en droit, et une complexité administrative importante due à la nécessité de se conformer à des régimes fiscaux et réglementaires différents, parfois contradictoires. Il est crucial de choisir la juridiction appropriée en analysant les avantages fiscaux, les exigences légales et les coûts de démarrage.
Éviter le risque d'établissement stable
Dans le cadre de la Gestion de filiale à l’international, il est vital de comprendre la distinction avec un établissement stable (ES) ou une succursale. Une succursale est une extension non indépendante de la société mère, utilisant potentiellement la même déclaration fiscale, tandis que la filiale est une entité distincte avec ses propres obligations fiscales. Un établissement stable n’est pas non plus une entité distincte ; c’est une extension assujettie aux impôts locaux si elle dispose de locaux physiques utilisés de manière continue, ou si elle a un agent dépendant capable de conclure des contrats au nom de la société mère de façon régulière.
Pour éviter qu’une entité ne soit qualifiée d’établissement stable, il est impératif qu’elle soit à la fois juridiquement et économiquement indépendante, capable de mener ses propres affaires sans agir exclusivement pour le compte de la société mère. Salveo sécurise votre implantation en vous fournissant l’appui administratif, juridique et fiscal nécessaire pour opérer en toute conformité.
La Création de filiale à l'international : Lancement et formalités essentielles
Salveo propose une méthodologie rigoureuse pour la mise en œuvre de la Gestion de filiale à l’international, visant à soulager le client au maximum des démarches administratives locales et à coordonner l’ensemble des intervenants (avocats, notaires, comptables).
Choix de la forme juridique et domiciliation
Les démarches de création de filiale sont prises en charge intégralement par Salveo. Cela inclut le conseil sur le choix de la forme juridique la plus appropriée et du capital social en fonction de votre projet.
Nous assurons la domiciliation juridique et postale de votre filiale, répondant aux exigences légales de disposer d’une adresse physique. Dans de nombreux pays, Salveo met à votre disposition ses bureaux pour votre domiciliation juridique ce qui permet d’aller bien plus loin qu’une simple boite aux lettres. Les services de domiciliation incluent la réception, le scannage et l’envoi du courrier, et l’utilisation libre des coordonnées sur vos supports de communication. Dans certains cas (comme au Canada, Chine, Russie, Emirats, Mexique, Italie, Inde, ect), l’accès à des espaces de réunion ou de travail est également inclus lors de vos visites.
Les formalités d'incorporation et d'immatriculation légale englobent :
- La recherche et la réservation du nom de la société en langue locale.
- La constitution et l'organisation de la société auprès des Registraires des Entreprises.
- La rédaction des statuts, des résolutions et des assemblées générales (AG).
- Le dépôt des dossiers et l’enregistrement auprès des administrations locales (y compris fiscales et sociales).
- Le paiement des taxes et l'obtention des documents légaux.
- Le choix de la banque et l’ouverture des comptes.
Paramétrage et réunion de lancement :
Le lancement de la mission commence par une réunion initiale, organisée par la Direction des Opérations de Salveo, réunissant les membres de l’équipe Salveo et de votre équipe. Cette réunion de lancement est cruciale pour :
Lister l’ensemble des informations nécessaires à la constitution du dossier.
Valider le cahier des charges et le contour précis de la mission.
Cadrer les grandes phases et les périodes du calendrier.
Un accès personnalisé à la plateforme MySalveo peut être fourni, vous donnant accès à l’ensemble des services digitaux de Salveo.
Le Pilotage administratif et comptable : Sécuriser la Gestion de filiale à l'international
Une fois la structure juridique constituée, Salveo propose une solution opérationnelle clé en main pour l’externalisation fiable et sécurisée de la Gestion de filiale à l’international. Cette expertise en Gestion de filiale à l’international est fondamentale pour la pérennité de votre implantation.
Tenue des comptes, conformité et déclarations fiscales
- Le pilotage comptable et administratif couvre l’ensemble des obligations locales:
- La mise en place de systèmes comptables conformes aux normes du pays d'implantation.
- La tenue des livres et de la comptabilité quotidienne.
- L’établissement des comptes de résultats et bilans mensuels et annuels.
- La préparation annuelle des États Financiers et la coordination avec le siège.
- Les déclarations de TVA (mensuelles ou trimestrielles) et les déclarations annuelles d’impôts.
- La mise en place de la comptabilité et l'inscription auprès des autorités comptables et fiscales.
- a gestion de la paie si vous avez des salariés locaux.
- Salveo coordonne l’ensemble de ces opérations avec nos experts locaux, joignables à tout moment et francophones. Nous assurons également le suivi avec vous et les experts comptables jusqu’à la validation des éléments.
Gestion de trésorerie et représentation légale
Nous assurons la gestion des paiements (salaires, taxes, fournisseurs) et de la Trésorerie, toujours en lien et après accord de votre siège. Cela inclut un rapport mensuel des flux de caisse, du Budget, du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) et de la balance inter-compagnie.
Pour certaines juridictions, une entreprise peut être contrainte d’avoir un Représentant Fiscal ou un Administrateur résidant dans le pays. Salveo peux endosser ce rôle et proposer la mise à disposition d’une direction externalisée si nécessaire.
L'Externalisation de la Gestion RH internationale pour votre filiale
La gestion des ressources humaines (RH) à l’international présente des défis considérables, car chaque pays a ses propres lois et réglementations. L’externalisation des services RH, que Salveo propose en tant que département RH externalisé dans certaines géographies, permet d’accéder à des experts, d’assurer la conformité et d’améliorer la flexibilité.
Salveo gère pour vous l’ensemble des aspects de la Gestion salariale à l’international, y compris l’embauche administrative et légale. Nous gérons intégralement les formalités de mise en place et d’intégration du collaborateur.
- Contrats de travail : Nous rédigeons, validons et signons le contrat de travail conformément à la législation locale. Nous offrons un support et des conseils pour adapter le package salarial aux pratiques et usages locaux. Une vigilance particulière est portée aux clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle et de non-concurrence.
- Déclarations : Nous prenons en charge les déclarations et enregistrements auprès des organismes sociaux et des collecteurs d’impôts locaux. L’enregistrement des employés sur la payroll de la structure et auprès des différents fonds sociaux est assuré. Nous veillons au respect des législations sur le travail, la santé et la sécurité.
- La gestion salariale intégrale garantit que le salarié perçoit ses salaires et indemnités aux dates prévues, versés dans la monnaie locale. Salveo s’occupe de la gestion mensuelle de la paie, du paiement du salaire, des cotisations requises et de l’édition des fiches de paie et des relevés annuels pour la déclaration d’impôt du salarié.
Nous gérons également l’ensemble des déclaratifs, y compris les déductions à la source. En Italie, par exemple, nous prenons en compte le TFR (Trattamento Fine Rapporto), un élément de la rémunération obligatoire, mis de côté pour l’employé.
Explorez les services Salveo qui facilitent votre gestion à l’étranger
- Gestion des frais professionnels : Salveo peut collecter et traiter les notes de frais avant leur transmission à votre management pour validation et remboursement au salarié. Une avance sur frais peut être mise en place pour couvrir un mois de dépenses.
- Assurances et avantages : Salveo peut souscrire à des contrats de téléphonie, de leasing automobile, ou des assurances complémentaires santé/retraite pour le compte du salarié porté, avec des frais de mise en place facturés en sus.
- Hébergement/Bureau : Des options comme la location de bureaux fermés ou l’hébergement en centre d’affaires peuvent être proposées. Salveo gère d’ailleurs des centres d’affaires dans la majorité de ses filiales dans le monde.
La Gestion de filiale à l’international inclut la coordination des fins de contrat de travail (CDD, démission, licenciement, rupture conventionnelle). Salveo s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour minimiser le coût de fin de contrat et à respecter les règles applicables.
Pour toute fin de contrat, Salveo édite le solde de tout compte et désinscrit le salarié des différents organismes sociaux. De plus, Salveo se charge de la collecte des documents confidentiels, de l’ordinateur, du téléphone et du véhicule, et coordonne les fins de contrats annexes.
L’engagement de Salveo à respecter un cadre légal et éthique strict est une garantie essentielle dans la Gestion de filiale à l’international. Salveo confirme ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêt et traite les informations transmises par le client comme confidentielles.
Compte tenu des géographies dans lesquelles les collaborateurs évoluent, Salveo et ses clients sont soumis à un devoir de vigilance (Duty of Care). Ce devoir, qui sous-tend un risque pénal (jurisprudence « Karachi »), exige de démontrer que la sûreté et la sécurité des personnels ont été étudiées et que des dispositifs adaptés ont été déployés.
Grâce à son appartenance au Groupe ADIT, Salveo dispose de compétences avec sa société sœur, le groupe GEOS, leader européen en la matière. Pour les salariés opérant dans des géographies à risques intrinsèques, les services Geos Travel Security (GTS) permettent de démontrer que toutes les précautions ont été prises.
De plus, l’honorabilité des tiers (Third parties compliance) peut être vérifiée par deux niveaux d’investigation : un Background check simple pour le middle management et une Étude approfondie fortement recommandée pour les mandataires sociaux ou collaborateurs prenant des engagements stratégiques.
Garanties et engagements éthiques Salveo
Salveo est soumis à la loi Sapin II et aux règles de Conformité (Compliance), protégeant les intérêts du client et de ses salariés. Ces engagements incluent :
- Un Code de pratiques éthiques supervisé et respecté par tout le personnel.
- Une politique éthique stricte en matière de collecte d’informations.
- Le suivi de l’évolution des réglementations nationales et internationales, avec une attention particulière à la législation française et européenne concernant les enquêtes ciblées sur les ressortissants de l’Union européenne.
Nous disposons d’un réseau mondial étendu, avec 50 filiales et implantations Salveo et Groupe ADIT et plus de 1000 experts et correspondants locaux couvrant plus de 170 pays. Nos implantations couvrent des zones stratégiques telles que les Amériques, l’Europe, l’Asie, l’Afrique et le Moyen-Orient.
En choisissant Salveo pour la Gestion de filiale à l’international, vous bénéficiez de solutions totalement modulables, vous permettant de choisir les services à externaliser, et de coûts d’installation réduits. Notre expertise garantit une implantation immédiatement opérationnelle, flexible dans la durée, et une gestion administrative facilitée et allégée. Salveo s’engage à vous accompagner à chaque étape pour que votre développement international soit sécurisé et performant. Nous gérons les complexités pour que vous puissiez vous concentrer sur votre succès commercial.